SAP Information Retrieval Framework (IRF) – Umsetzung der EU-DSGVO in der SAP IS-U-Komponente

DSGVO-konforme Auskunft personenbezogener Daten (Auskunftsrecht der betroffenen Person, Art.15 EU-DSGVO) für die Energiewirtschaft

Mit dem SAP IRF (Information Retrieval Framework) stellt SAP ein Framework zur gezielten Suche nach personenbezogenen Daten, zur DSGVO-konformen Einhaltung des Rechts auf Auskunft (Art. 15 EU-DSGVO) im SAP-Standard zur Verfügung. Die EU-DSGVO regelt unter anderem die Verarbeitung personenbezogener Daten. In Artikel 15 EU-DSGVO wird Personen das Recht auf Auskunft garantiert. Danach können betroffene Person von dem für die Datenverarbeitung verantwortlichen Unternehmen Auskunft darüber verlangen, welche Daten dort über Sie gespeichert sind bzw. verarbeitet werden.

Das Auskunftsrecht bezieht sich dabei aber nicht nur auf sogenannte Stammdaten wie etwa Name, Adresse und Geburtsdatum,  sondern beispielsweise auch für das SAP IS-U spezifische Datenmodell sowie die geführte Kommunikation und interne Vermerke (Dokumente, Rechnungen oder Begrüßungsschreiben etc.).

Mithilfe des Frameworks (SAP IRF) können die personenbezogenen Daten von nach Auskunft fragenden Personen identifiziert, strukturiert gesammelt und bereitgestellt werden.

Die Suchergebnisse werden in einer umfassenden Liste (SAP-Systeme auch Entwicklungs-, Test- und Qualitätssysteme sowie angebundene Drittsysteme) bereitgestellt. Diese umfasst neben allen gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten der betroffenen Person auch eine Unterteilung nach dem Zweck (Verarbeitungszweck), für den die Daten erhoben und verarbeitet werden, sowie über weitere Empfänger (Daten an Dritte). Die Liste steht in einem gängigen Format zum Download bereit und kann so den betroffenen Personen zur Verfügung gestellt werden (Verfahrensverzeichnis).

Überblick SAP Information Retrieval Framework (SAP IRF)

Information Retrieval Framework : "Transparenz gewinnt "

Warum SAP IRF?

  • „Transparenz“ in der Datenverarbeitung
  • SAP IRF hilft zu identifizieren:
    • Welche Kategorien personenbezogener Daten liegen vor?
    • Welche Daten (Inhalt, Werte) sind im System vorhanden?
    • Für welche Zweckbestimmung werden die Daten verwendet?

Was bietet SAP IRF?

  • Die relevanten ILM-Objekte mit Personenbezug sind bekannt
  • Aus Datenbanktabellen kann automatisiert ein IRF-Datenmodell generiert werden
  • Das eigene IRF-Datenmodell und SAP-Vorlagen können manuell überarbeitet werden (z. B. Tabelle löschen, Verknüpfungen zwischen Feldern löschen, …)
  • Ein automatisiertes Extrahieren aller Daten je Zweckbestimmung kann durchgeführt werden
  • Das Ergebnis kann nach einer Endkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten an den Antragsteller übermittelt werden
  • IRF-Datenmodelle können übernommen werden (Herunter- und Hochladefunktion)

Ergebnisse

  • Generierte Referenzmodelle im System können als Grundlage für Kundenmodelle verwendet werden
  • Übersicht über Daten und Kategorien der Daten
  • Alle Ergebnisse werden dem Antragsteller gemäß den Anforderungen der DSGVO in einer verständlichen Form dargestellt

Schnelle Umsetzung mit dem DSC-Projektbeschleuniger

Unser DSC SAP IRF Beratungs- und Implementierungsansatz ermöglicht eine beschleunigte Umsetzung durch ein bereits vordefiniertes Datenmodell welches wir als Projektbeschleuniger ausliefern. Zusätzlich zu dem Datenmodell werden außerdem Profile zur Optimierung der Datenausgabe und Erweiterungen für spezifische Anforderungen aus der Energiewirtschaft bereitgestellt. Mit diesem Projektbeschleuniger profitieren Sie von einer schnelleren Implementierung und einer effizienten Nutzung der Lösung, sodass Sie automatisiert und konform die Kundendaten zur Verfügung stellen können.

Fazit:

Mit dem Einsatz des SAP IRF und unserem bewährten Projektbeschleuniger können Energieversorger nicht nur ihre Compliance verbessern, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden stärken. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen oder Interesse an einer gemeinsamen Umsetzung haben. Gerne zeigen wir Ihnen unsere Lösung auch direkt live im System, damit Sie sich einen besseren Eindruck unserer Lösung und des verfügbaren Funktionsumfangs sowie der optionalen Erweiterungen verschaffen können.

Erfahren Sie anschaulich gleich mehr zu unserer Lösung in unserem Espresso-Webinar:

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